Bewerbungs­formular für ein Auslands­studium

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Die Bewerbung gehört zu den unbeliebtesten Aufgaben auf der To-do-Liste für ein Auslandsstudium oder Auslandssemester. Das liegt nicht zuletzt daran, dass sich die Bewerbungsmodalitäten je nach Land und Hochschule unterscheiden. Bewerbern bleibt somit nichts anderes übrig, als sich vorab über die genauen Konditionen an ihrer Wunschhochschule zu informieren.

Die Unterschiede beginnen bereits beim Bewerbungsformular - einem der wichtigsten Dokumente einer Bewerbung für ein Studium im Ausland. Was es in Bezug auf das Bewerbungsformular für ein Auslandsstudium zu beachten gilt und welche allgemeinen Hinweise Bewerber beherzigen sollten, verrät der folgende Ratgebertext.

Inhalte eines Bewerbungs­formulars für ein Auslandsstudium

Zwar unterscheidet sich die Form des Bewerbungsformulars von Universität zu Universität und es gibt häufig verschiedene Formulare für unterschiedliche Studienprogramme. Trotzdem sind Bewerbungsformulare für ein Auslandsstudium oder Auslandssemester meist ähnlich aufgebaut und setzen sich aus den folgenden Bestandteilen zusammen:

  • Persönliche Daten: Zu einem Bewerbungsformular gehören Angaben zur eigenen Person, beispielsweise Kontaktdaten, Geburtsort und -datum, Staatsangehörigkeit und Geschlecht. In der Regel ist auch die Benennung eines Notfallkontakts erforderlich.
  • Akademische Daten: In einem Abschnitt des Formulars informieren Bewerber über ihre bisherige schulische und gegebenenfalls akademische Laufbahn. Bei der Bewerbung für ein Auslandssemester geben Studierende den Namen der Heimathochschule, das Haupt- und Nebenfach und das Studienjahr an, in dem sie sich befinden. Wer sich für ein Masterstudium im Ausland bewirbt, muss zusätzlich Angaben zum Studienabschluss machen.
  • Angaben zu Zielhochschule und Studienprogramm: Für ein Vollstudium notieren Bewerber ihren Wunschstudiengang. Bei Semesterprogrammen geben sie oftmals bereits ihre Wunschkurse oder den Fachbereich an, aus dem die zu belegenden Kurse stammen. Außerdem müssen Bewerber Angaben darüber machen, zu welchem Semester sie das Studium aufnehmen möchten und ob sie gegebenenfalls mehrere Auslandssemester an der Hochschule studieren wollen.
  • Angaben zu den Sprachkenntnissen: Falls gefordert, informieren Bewerber über ihre Ergebnisse in einem gängigen Sprachtest und teilen etwa Punktzahlen im TOEFL oder IELTS mit.
  • Weitere Angaben: Darüber hinaus werden im Bewerbungsformular für ein Auslandsstudium Zahlungsinformationen abgefragt. Je nach Land, Hochschule und Studientyp müssen Bewerber zudem Auskunft zu Referenzgebern geben oder erklären, wie sie das Auslandsstudium finanzieren. Auch gibt es gegebenenfalls Abschnitte zur Wahl der Unterkunft oder zu Visumangelegenheiten.

Einige Hochschulen verwenden ein Bewerbungsformular für verschiedene Studienprogramme, sodass je nach Studientyp bestimmte Felder des Formulars frei bleiben können.

Nicht immer ist davon auszugehen, dass eine Universität auf ein einheitliches Bewerbungsformular zurückgreift. So gibt es Hochschulen, die sich aus mehreren eigenständigen Fakultäten zusammensetzen und deshalb unterschiedliche Bewerbungsformulare und Bewerbungsverfahren sowie auch Bewerbungsfristen haben.

College Contact stellt Studierenden als Teil des Bewerbungsservices umfangreiche Bewerbungsanleitungen zu verschiedenen Studienprogrammen seiner Partnerhochschulen bereit. Die Anleitungen lassen sich über den Button „Infopaket“ auf der Seite der jeweiligen Hochschule kostenlos downloaden. Darin finden Bewerber unter anderem Informationen darüber, wie sie das Bewerbungsformular richtig ausfüllen und welche Angaben erforderlich sind.

Methode der Bewerbung: Paper und Online Applications

Ausfüllen eines Bewerbungsformulars © emilie zhang / Shutterstock.com

Beim Ausfüllen eines Bewerbungsformulars für ein Auslandsstudium gilt es auf eine gute Lesbarkeit zu achten.

An vielen Hochschulen im Ausland sind sogenannte Paper (Based) Applications üblich, also Bewerbungen in Papierform. Hierbei ist es wichtig, dass Bewerber das Formular gut lesbar in Blockbuchstaben ausfüllen und die Angaben auf Vollständigkeit prüfen.

Zudem gilt es zu bedenken, dass die englische Sprache keine Umlaute kennt und ä, ö, ü sowie ß ausgeschrieben werden müssen. Dies gilt gleichermaßen für Online-Bewerbungen.

Darüber hinaus können je nach Zielland weitere Besonderheiten hinzukommen. So erfolgen in den USA beispielsweise Datumsangaben nach dem Muster Monat/Tag/Jahr (MM/DD/YY).

Außerdem sollten Bewerber sich beim Ausfüllen des Bewerbungsformulars für ein Auslandsstudium an die amerikanische Schreibweise der Ziffern 1 und 7 halten. In den USA ist es üblich, die 1 ohne Aufstrich zu schreiben und sie nur als Strich darzustellen. Die Ziffer 7 wird ohne Querstrich geschrieben. Andernfalls kann es zu Missverständnissen kommen und passieren, dass die 1 fälschlicherweise als 7 und die 7 als 4 interpretiert wird.

Ein Bewerbungsformular für ein Auslandsstudium ist nur mit der Unterschrift des Bewerbers gültig und muss im Original eingereicht werden.

Online-Bewerbungsformulare

Anstelle der traditionellen Variante der Paper Applications greifen immer mehr Universitäten zu Online-Bewerbungsformularen. Dies hat den Vorteil, dass die ausländischen Hochschulen die Daten der Bewerber nicht nochmals separat eingeben müssen und Zeit einsparen.

Allerdings bringen Online Applications auch Nachteile mit sich. So besteht bei einer Online-Bewerbung die Gefahr, dass der Bewerbungsvorgang nach einer bestimmten Zeit abbricht und die eingegebenen Daten verloren gehen. Bewerber sollten daher ihre Eingaben wenn möglich zwischenspeichern.

Wichtig ist auch, sich die neu angelegten Zugangsdaten einzuprägen oder zu notieren. Nur so haben Bewerber Zugriff auf ihre Daten und können diese gegebenenfalls nachträglich ändern.

An einigen Hochschulen ist es allerdings nicht möglich, das Bewerbungsformular vorläufig zu speichern oder nach dem Abschicken zu bearbeiten. Dadurch bleiben eventuelle Eingabefehler oftmals unbemerkt. Dies kann dazu führen, dass sich die Bearbeitung der Bewerbung verzögert, da bei der Zielhochschule möglicherweise Rückfragen aufkommen. Im schlechtesten Fall ist ein Ausschluss vom Bewerbungsverfahren die Folge.

Um solche Szenarien zu vermeiden, hat College Contact für viele Partnerhochschulen eine Papierversion des Online-Bewerbungsformulars entwickelt. Studierende können das Dokument ausgefüllt an die Vermittlungsagentur schicken.

Als Teil des kostenlosen Serviceangebots prüfen die erfahrenen Studienberaterinnen von College Contact die Angaben und machen gegebenenfalls Korrekturvorschläge. Anschließend übertragen sie die Daten in das Online-Formular der entsprechenden Hochschule. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass die Bewerbung schnellstmöglich bearbeitet wird.

Sonderfall: Gesammelte Bewerbungs­formulare für ein Auslandsstudium

Die Hochschulen einiger Länder haben ihr Online-Bewerbungsverfahren an eine zentrale Vergabestelle ausgelagert. In diesen Ländern bewerben sich Interessenten für ein Bachelor- und / oder Masterstudium über ein zentrales Anmeldeverfahren.

Anstelle einer individuellen Bewerbung für einzelne Universitäten reichen Studierende in der Regel eine zentrale Bewerbung ein. Diese gilt gleichzeitig für mehrere Hochschulen und Studiengänge. Dementsprechend beziehen sich Unterlagen wie das Bewerbungsformular, Motivationsschreiben oder Empfehlungsschreiben auf mehrere Hochschulen und sind daher teilweise allgemeiner gehalten.

Eine zentrale, staatliche Koordinierungs- und Vergabestelle gibt es beispielsweise in

Die Anzahl der Studiengänge, für die sich Bewerber maximal bewerben können, hängt von dem jeweiligen System ab. Wer sich für ein Bachelorstudium in Irland bewirbt, kann auf dem Bewerbungsformular bis zu zehn unterschiedliche Studiengänge angeben. In Großbritannien ist es möglich, sich über UCAS für bis zu fünf Studiengänge an bis zu fünf Hochschulen zu bewerben.

Der genaue Bewerbungsprozess unterscheidet sich von System zu System. Deshalb ist es ratsam, sich rechtzeitig über die Bewerbungsfristen und das Bewerbungsverfahren zu informieren.

Beispiele für system­spezifische Besonder­heiten: von KOT bis UCAS

Darüber hinaus gibt es bei jedem Anmeldeverfahren spezifische Eigenheiten zu beachten.

Bei Bewerbungen für ein Bachelorstudium in Dänemark wird beispielsweise, basierend auf dem ausgefüllten Bewerbungsformular im KOT, eine sogenannte Signature Page generiert - und das für jede Hochschule, an der sich der Student bewerben möchte. Dieses Dokument gilt es ausgedruckt und unterschrieben an die entsprechenden Hochschulen zu schicken.

Im Falle eines Bachelorstudiums in Irland spielt das Alter des Bewerbers eine Rolle. Studieninteressierte unter 23 bewerben sich in der Regel über CAO und müssen für bestimmte Hochschulen ein zusätzliches Bewerbungsformular für das Auslandsstudium ausfüllen. Bei älteren Bewerbern ist hingegen eine Direktbewerbung an der Wunschhochschule erforderlich.

Großbritannien: UCAS

Das Anmeldeverfahren über UCAS in Großbritannien bringt den Vorteil, dass Bewerber bei der Registrierung ein sogenanntes Buzzword angeben können. Dadurch wird die Bewerbung mit einer bestimmten Organisation oder Agentur verknüpft.

Vermittlungsagenturen wie College Contact können anschließend den Stand der jeweiligen Bewerbung einsehen. Somit haben sie die Möglichkeit, das Bewerbungsformular und andere Unterlagen zu überprüfen und gegebenenfalls Korrekturvorschläge zu machen. Auch können die Studienberater so nachvollziehen, ob der Bewerber Unterlagen nachreichen muss oder ob bereits eine Zusage vorliegt.

USA: Common Application

Zwar existiert in den USA keine zentrale Stelle für die Vergabe von Studienplätzen. Allerdings gibt es mit Common Application eine Organisation, in der sich mehr als 600 staatliche und private US-Colleges und -Universitäten zusammengeschlossen haben.

Die Hochschulen nutzen ein gemeinsames Bewerbungsverfahren. Dadurch können sich Studenten gleichzeitig an mehreren US-Hochschulen für ein Undergraduate-Studium bewerben. Eine Maximalanzahl an zulässigen Bewerbungen gibt es nicht.

Mehr als zwei Drittel der beteiligten Hochschulen fordern von den Bewerbern weitere Informationen an, beispielsweise Essays oder andere Bewerbungsunterlagen. Eine Bewerbung über Common Application ist für Studierende daher unter Umständen mit einem höheren Organisationsaufwand verbunden.

Vergabestellen auf Bundesstaats- oder Universitäts­ebene

Parallel zu den landesweit organisierten Vergabestellen für Studienplätze gibt es in einigen Ländern vergleichbare Einrichtungen auf Bundesstaats- oder Universitätsebene. Ein Beispiel ist die US-amerikanische Online-Plattform CSUMentor. Hierüber können sich Interessierte für ein Bachelor- oder Masterstudium an den Hochschulen des kalifornischen California State University System bewerben.

Bei Studierenden, die ihr USA-Studium mit College Contact organisieren, übernimmt die Agentur die Kommunikation mit den US-Partnerhochschulen. Dadurch ist Bewerbern in der Regel ein weitgehend unkomplizierter und geregelter Bewerbungsprozess sicher.