Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium
„Letter of Recommendation“, „Reference Letter“, „Letter of Endorsement“, „Letter of Good Standing” oder einfach nur „Reference“ - ein Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium ist unter verschiedensten Bezeichnungen bekannt.
Zu der Bewerbung für ein Vollstudium im Ausland, beispielsweise ein Bachelor- oder Masterprogramm, gehört ein Empfehlungsschreiben fast immer dazu. Dagegen verzichten viele Hochschulen auf ein Empfehlungsschreiben für ein Auslandssemester. Gerade da sich die Bewerbung für ein „Study Abroad“-Programm unkompliziert gestaltet, entscheiden sich viele Studenten für ein Auslandssemester als Free Mover.
Es gibt jedoch auch Hochschulen im Ausland, die von Semesterstudenten ein Empfehlungsschreiben einfordern. Außerdem ist ein Empfehlungsschreiben in anderen Zusammenhängen erforderlich, beispielsweise für die ERASMUS-Bewerbung oder für andere Stipendien.
So unterschiedlich wie die Bezeichnungen sind auch die Anforderungen an ein Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium. Sie unterscheiden sich nicht nur von Land zu Land, sondern auch von Hochschule zu Hochschule.
Varianten eines Empfehlungsschreibens für ein Auslandsstudium
Im Gegensatz zu einem Motivationsschreiben, das Bewerber selbstständig verfassen, wird ein Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium von einer Referenzperson ausgestellt. Je nachdem, ob es sich um ein Gutachten für Studienanfänger oder eingeschriebene Studenten handelt, kommen Lehrkräfte, Dozenten, Praktikumsbetreuer oder Arbeitgeber infrage.
Empfehlungs- oder Referenzschreiben
Allgemein gilt es zwischen einem Empfehlungs- und Referenzschreiben zu unterscheiden. Ersteres ist gezielt auf eine bestimmte Hochschule und einen spezifischen Studiengang zugeschnitten. Es handelt sich um ein individualisiertes Empfehlungsschreiben. Letzteres ist allgemein gehalten und lässt sich für mehrere Bewerbungen verwenden.
Ein Referenzschreiben ist beispielsweise für ein Bachelorstudium in Großbritannien erforderlich. Bewerbungen für britische Bachelorprogramme in Vollzeit laufen normalerweise über UCAS, die zentrale Vergabestelle für Studienplätze in Großbritannien. Studierende bewerben sich zeitgleich an mehreren Hochschulen und reichen eine zentrale Bewerbung ein. Aus diesem Grund sollte das Referenzschreiben nicht an einen speziellen Adressaten gerichtet und möglichst allgemein gehalten sein.
Standardisiertes oder freies Empfehlungsschreiben
Manche Hochschulen im Ausland arbeiten mit vorgefertigten Formblättern. Auf diesen standardisierten Bewertungsbögen müssen Gutachter (Referees) ihren Gesamteindruck des Bewerbers festhalten und sich beispielsweise zu dessen Stärken und Schwächen äußern. Teilweise ist auch eine Einschätzung einzelner Kompetenzen des Bewerbers erforderlich, etwa die Fähigkeit zum analytischen Denken oder die Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
An einigen Hochschulen ist es darüber hinaus möglich, ein separates Schreiben in Form eines Anschreibens auf Briefpapier einzureichen - entweder anstelle des Vordrucks oder ergänzend dazu. Dort können sich die Gutachter zu den Qualifikationen des Bewerbers äußern.
Wieder andere Hochschulen machen gar keine Vorgaben in Bezug auf das Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium. Somit können die Referenzgeber das Schreiben frei formulieren.
Inhaltlicher Aufbau eines Empfehlungsschreibens für ein Auslandsstudium
Die Anforderungen an ein Empfehlungsschreiben für ein Studium im Ausland oder Auslandssemester mögen sich je nach Hochschule unterscheiden. Dennoch gibt es verschiedene Aspekte, die häufig in einem Empfehlungsschreiben auftauchen.
Einordnung des Gutachters:
- Welche Position hat der Referenzgeber inne und für welche Fächer ist er zuständig?
- In welcher Beziehung stehen Gutachter und Bewerber? Woher kennen sie sich und wie lange hatten sie etwas miteinander zu tun?
Akademische Beurteilung des Bewerbers / fachliche Eignung:
- Welche Leistungen hat der Bewerber erbracht (Teilnahme an Seminaren, Hausarbeiten, Referate, Klausuren etc.)? Hier kann auch thematisiert werden, wie sich der Student an der Hochschule außerfachlich engagiert, etwa durch die Mitwirkung in studentischen Gruppen. Auch auf das soziale Engagement des Bewerbers lässt sich verweisen, sofern es relevant für den gewählten Studiengang ist.
- Wie schätzt der Gutachter die Arbeit und Leistungen des Bewerbers ein, auch im Vergleich zu anderen Schülern oder Studenten?
- Wo sieht der Referenzgeber Stärken und Schwächen des Bewerbers?
- Warum hält der Referenzgeber den Bewerber für ein (englischsprachiges) Studium / Semester an der Zielhochschule im Ausland geeignet? In einem Referenzschreiben nimmt der Gutachter nicht auf eine spezifische Hochschule Bezug, sondern beispielsweise auf das Studienland.
Persönlichkeit des Bewerbers / persönliche Eignung:
- Welche Eigenschaften - beispielsweise Zuverlässigkeit, Motivation oder eine große Einsatzbereitschaft - zeichnen den Bewerber aus?
- Wie verhält sich der Bewerber seinen Mitmenschen gegenüber?
Auch dieser Themenkatalog muss nicht zwangsläufig abgearbeitet werden, zumal je nach Fach andere Aspekte wichtig sein können. So ist es beispielsweise oftmals sinnvoll, in einem Empfehlungsschreiben für einen naturwissenschaftlichen Studiengang die Teamfähigkeit des Bewerbers hervorzuheben. Diese spielt besonders bei Gruppenarbeiten im Labor eine wichtige Rolle spielt.
Zudem lassen sich Abweichungen im inhaltlichen Aufbau des Empfehlungsschreibens je nach Art des Studiums feststellen. Gerade ein Empfehlungsschreiben für ein Auslandssemester ist oftmals recht locker gehalten. In vielen Fällen attestiert der Referenzgeber dem Bewerber gute Englischkenntnisse und gibt eine kurze Leistungseinschätzung ab.
Es ist in jedem Fall ratsam, sich frühzeitig ein Bild darüber zu machen, auf welche inhaltlichen Aspekte die Hochschule beziehungsweise der Fachbereich legt.
Akademische und berufspraktische Empfehlungsschreiben in Großbritannien
Einige britische Hochschulen fordern für ein Masterstudium zwei akademische Empfehlungsschreiben an. An anderen ist es möglich, anstelle eines zweiten akademischen ein berufspraktisches Schreiben einzureichen. Dies bietet sich beispielsweise für Bewerber an, die schon längere Zeit im Berufsleben stehen.
Auch in einem berufspraktischen Empfehlungsschreiben geht es darum, die fachlichen Qualifikationen des Bewerbers in einen Zusammenhang mit dem gewünschten Studiengang zu bringen. Die Frage, woher sich Gutachter und Bewerber kennen, gilt es ebenfalls aufzugreifen. Außerdem sollte auf das Berufsfeld des Bewerbers Bezug genommen werden.
Wichtig ist, dass es sich um ein relevantes berufspraktisches Empfehlungsschreiben handelt. Ein Praktikumszeugnis eignet sich nur bedingt, da der Fokus meist auf der Jobeignung des Bewerbers und weniger auf dessen studienrelevanten Kenntnissen und Erfahrungen liegt. Ist das Praktikumszeugnis jedoch fachlich relevant und gehen daraus die Qualifikationen und Leistungen des Bewerbers hervor, kann es auch als berufspraktisches Empfehlungsschreiben dienen.
Formale Vorgaben für das Empfehlungsschreiben
Allgemeingültige, formale Kriterien für ein Empfehlungsschreiben gibt es nicht. Für den Fall, dass es konkrete Vorgaben gibt, unterscheiden sich diese von Hochschule zu Hochschule.
Ein Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium umfasst normalerweise ein bis zwei Seiten und wird auf offiziellem Briefpapier in englischer Sprache verfasst. Der Briefkopf sollte die Kontaktdaten des Referenzgebers sowie das Logo der Heimatuniversität enthalten. Auch die Unterschrift des Ausstellers und der Originalstempel der Hochschule, Schule oder des Unternehmens gehören zu einem Empfehlungsschreiben.
Gerade Professoren sind in der Regel mit dem Schreiben von Empfehlungsschreiben vertraut und wissen, worauf es ankommt. Bei Gutachtern aus einem nicht-universitären Umfeld wie Lehrern oder Arbeitgebern kann es hilfreich sein, nochmals die Funktion und den Aufbau eines Empfehlungsschreibens zu erläutern.
Das Empfehlungsschreiben setzt sich üblicherweise aus den folgenden Abschnitten zusammen:
- Einleitung: Hier stellt sich der Referenzgeber kurz vor. Er erläutert, in welcher Beziehung er zu dem Bewerber steht und weshalb er dessen Leistungen beurteilen kann.
- Hauptteil: Bewertung der fachlichen und persönlichen Eignung des Bewerbers.
- Schlussteil: Nachdem der Gutachter auf die Kompetenzen und Stärken des Bewerbers verwiesen hat, spricht er die eigentliche Empfehlung aus.
Zustellungsarten
Auch in Bezug auf die Zustellungsarten eines Empfehlungsschreibens herrscht keine Einheitlichkeit. An einigen Hochschulen im Ausland besteht die Option, das Empfehlungsschreiben für ein Auslandstudium direkt im Online-Formular hochzuladen. An anderen Einrichtungen wird das Schreiben zusammen mit den restlichen Bewerbungsunterlagen an die Hochschule versendet. Diese Aufgabe übernehmen Vermittlungsagenturen wie College Contact kostenfrei für die Studierenden.
Wieder andere Hochschulen fordern ein versiegeltes Empfehlungsschreiben an. Darüber hinaus gibt es Universitäten, an welchen Bewerber lediglich den Namen des Referenzgebers bei der Bewerbung angeben können. Die Universität im Ausland nimmt selbst Kontakt zum Gutachter auf und das Schreiben wird von diesem direkt an die Universität versendet.
Verschickt der Referenzgeber das Gutachten selbstständig an die ausländische Hochschule, so ist es Beratungseinrichtungen wie College Contact nicht möglich, eine kostenlose Sichtung der Bewerbungsunterlagen anzubieten.
Anzahl der Empfehlungsschreiben
Die Anzahl der geforderten Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium variiert und hängt vom Studienland und der Art des Studiums ab. Teilweise genügt ein Gutachten eines Fachvertreters der Heimatuniversität.
In manchen Ländern, beispielsweise Großbritannien oder den USA, ist es üblich, dass Studierende zwei unabhängige Empfehlungsschreiben einreichen - insbesondere bei der Bewerbung für ein Masterstudium. Das hängt damit zusammen, dass in vielen englischsprachigen Ländern kein Arbeitszeugnis im eigentlichen Sinne existiert. Das Empfehlungsschreiben dient somit als Ersatz und besitzt dementsprechend einen höheren Stellenwert als in Deutschland.
Der Weg zum Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium
Wie komme ich an ein Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium? Diese Frage treibt viele Studierende bei der Vorbereitung ihres Auslandsaufenthalts um. Idealerweise findet sich ein Gutachter, der den Bewerber gut kennt oder bei dem der Student zumindest gute Leistungen erzielen konnte. Insbesondere an größeren Universitäten erweist sich die Suche nach einer geeigneten Referenzperson allerdings als schwierig. Wer gar auf das Empfehlungsschreiben eines Professors hofft, hat schlechte Karten.
Doch es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Studierende mit dieser Situation umgehen und ihre Chancen auf ein Empfehlungsschreiben steigern können.
Chancen erhöhen durch die Gutachterwahl
Natürlich macht sich ein von einem Professor ausgestelltes Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium besonders gut. Wenn nicht anders verlangt, ist ein Gutachten eines Dozenten oder wissenschaftlichen Mitarbeiters mit Doktortitel allerdings auch ausreichend. Unter Umständen kann es sich lohnen, mit den Vertretern der Fachschaft über die Gutachterwahl zu sprechen. Diese wissen häufig, bei welchen Dozenten die Erfolgsaussichten auf ein Empfehlungsschreiben am höchsten sind. Studentische Hilfskräfte haben zudem die Option, am Lehrstuhl nach einem Referenzgeber zu suchen.
Bei Studienanfängern verläuft die Suche nach einem Gutachter normalerweise einfacher. Hier bietet es sich an, einen ehemaligen Lehrer eines für den Studiengang relevanten Schulfachs anzusprechen. Dieser kennt den Schüler und ist somit in der Lage, dessen Leistungen einzuschätzen. Alternativ ist es möglich, sich ein Empfehlungsschreiben vom Rektor oder Prorektor der Schule ausstellen zu lassen.
Bewerber, deren Schulabschluss länger zurückliegt, können gegebenenfalls auf Arbeitgeber oder Praktikumsbetreuer zurückgreifen. Wichtig ist, dass die ausgewählte Person die fachliche und persönliche Eignung des Bewerbers beurteilen kann. Familienangehörige dürfen in der Regel kein Empfehlungsschreiben ausstellen.
Dem Gutachter wichtige Informationen zukommen lassen
Oftmals finden Studierende leichter Gehör, wenn sie dem gewünschten Gutachter ihre Hilfe anbieten und fragen, wie sie ihn unterstützen können. Für den Referenzgeber können die folgenden Hintergrundinformationen und Unterlagen hilfreich sein:
- Lebenslauf (inklusive Kontaktdaten)
- Zeugnisse (Abitur, gegebenenfalls Bachelorzeugnis, aktueller Notenauszug des Prüfungsamts)
- Belegte Lehrveranstaltungen beim Gutachter (Name und Zeitraum)
- Verweis auf angefertigte Haus- oder Seminararbeiten beim Referenzgeber
- Inhaltliche Anforderungen an das Schreiben (beispielsweise das Aufgreifen bestimmter Bewerbungsvoraussetzungen)
- Gegebenenfalls Hinweis auf formale Kriterien oder sprachliche Vorgaben
- Hinweis auf eigene Studieninteressen und / oder Karriereziele, die für den Studiengang im Ausland relevant sind
- Falls studienrelevant: Nachweis über außerfachliche Aktivitäten und soziales Engagement
- Bei individualisiertem Empfehlungsschreiben: Adressat
- Zustellungsart (postalisch, per E-Mail, versiegelt)
Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium selbst formulieren oder übersetzen
Für den Fall, dass sich kein geeigneter Referenzgeber findet, ist es immer noch möglich, das Empfehlungsschreiben selbst zu formulieren. Nach vorheriger Absprache setzt der Gutachter anschließend seine Unterschrift unter das Schreiben.
Wer sein eigenes Empfehlungsschreiben verfasst, kann durchaus eigene Stärken benennen, ohne allerdings in Eigenlob zu verfallen. Bewerber arbeiten sich am besten durch den Anforderungskatalog der Hochschule oder des Fachbereichs, sofern dieser existiert. Alternativ bietet es sich an, sich an Kursthemen, Studienschwerpunkten, Seminararbeiten und den bislang erzielten Noten zu orientieren.
Für den Fall, dass ein Gutachter ein Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium nur auf Deutsch ausstellen kann, haben Bewerber zwei Optionen: Sie lassen das Schreiben durch einen zertifizierten Übersetzer ins Englische übersetzen. Anschließend unterschreibt der Referenzgeber das Dokument.
Bewerber können das Empfehlungsschreiben auch selbst übersetzen. Allerdings ist eine professionelle Übersetzung oftmals sinnvoll, insbesondere bei der Bewerbung für ein Vollstudium im Ausland. Unabhängig davon, welchen Weg die Bewerber einschlagen, gilt: ein Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium ist stets im Original einzureichen.
Besonderheiten eines Empfehlungsschreibens für ein Medizinstudium im Ausland
Auch für ein Medizinstudium im Ausland ist an einigen Hochschulen ein Empfehlungsschreiben nötig. Bewerber müssen meist zwei unabhängig voneinander erstellte Gutachten von zwei unterschiedlichen Personen anfordern. Diese sollten vorzugsweise aus dem medizinischen oder naturwissenschaftlichen Bereich stammen. Infrage kommen beispielsweise Biologie-, Physik- oder Chemielehrer, alternativ auch Praktikumsbetreuer, Ausbilder oder Arbeitgeber.
Der eigene Hausarzt oder ein anderer Arzt, mit dem der Bewerber in keinem beruflichen oder akademischen Ausbildungsverhältnis steht, sind nur bedingt als Gutachter zu empfehlen. Sie können die Eignung für ein Medizinstudium in der Regel nicht einschätzen. Bei einem Empfehlungsschreiben für ein Medizinstudium im Ausland kommt es jedoch besonders darauf an, die fachliche und persönliche Befähigung des Bewerbers herauszustellen.
Englischlehrer sind zwar in der Lage, die Englischkenntnisse des Bewerbers zu beurteilen, nicht jedoch dessen fachliche Qualifikationen. Daher sind sie als Gutachter ebenfalls weniger gut geeignet.
Inhaltlich ist ein Gutachten für ein Medizinstudium ähnlich aufgebaut wie andere Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium. Es gilt ebenfalls herauszustellen, woher und wie lange sich der Bewerber und Referenzgeber kennen. Es folgt eine Beurteilung der Arbeit und Leistungen des Bewerbers im Vergleich zu Mitschülern, Mitarbeitern, Praktikanten, Auszubildenden oder Kommilitonen.
Zudem sollte das Referenzschreiben Antworten auf die folgenden Fragen geben:
- Hält der Gutachter den Bewerber für ein englischsprachiges Medizinstudium im Ausland geeignet?
- Welche Stärken und Schwächen hat der Bewerber?
- Gibt es Gründe, weshalb der Bewerber einem Medizinstudium nicht gewachsen sein könnte?
Hinweise und Tipps zum Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium
Grundsätzlich sollten Bewerber dem Referenzgeber ausreichend Zeit für die Erstellung des Gutachtens einräumen. Wer ein zu kleines Zeitfenster einplant, nimmt das Risiko in Kauf, dass das Empfehlungsschreiben nicht rechtzeitig vorliegt. Es ist ratsam, mindestens vier, besser sechs Wochen Zeit einzuplanen. Am besten ist es, mit dem Gutachter einen festen Termin zu vereinbaren.
Zudem sollten Bewerber ein Empfehlungsschreiben niemals an die Hochschule im Ausland versenden, bevor dieser ein Bewerbungsformular vorliegt. Viele Hochschulen fordern ein Empfehlungsschreiben auch erst in einem zweiten Schritt an. College Contact übernimmt für seine Kunden den kostenfreien Versand der Bewerbungsunterlagen und stellt sicher, dass die Bewerbung der Wunschhochschule im Ausland zum richtigen Zeitpunkt vorliegt.
Das Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium ist nicht zu verwechseln mit dem sogenannten Letter of Permission. Damit bestätigt die Heimathochschule, dass sie den Studienaufenthalt des Bewerbers an der ausländischen Hochschule unterstützt. Teilweise fordern die Zielhochschulen zusätzlich eine Liste der anzuerkennenden Kurse im Ausland an.
Gut zu wissen: An einigen ausländischen Hochschulen kann ein Empfehlungsschreiben auch als Sprachnachweis dienen. Dann ist es sinnvoll, sich das Gutachten beispielsweise von einem Dozenten des Instituts für Anglistik oder Amerikanistik oder einem Englischlehrer ausstellen zu lassen. Alternativ bietet sich auch ein Dozent an, der auf Englisch unterrichtet.
Optionales Empfehlungsschreiben
Einige Universitäten im Ausland fordern nicht explizit ein Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium oder Auslandssemester. Allerdings kann es in manchen Fällen trotzdem sinnvoll sein, ein optionales Empfehlungsschreiben einzureichen.
Dies bietet sich beispielsweise bei Studenten an, die den nötigen Notendurchschnitt knapp verfehlen. Ein Empfehlungsschreiben kann dazu genutzt werden, den Bewerber trotzdem als geeigneten Kandidaten für das Studium zu präsentieren. Es ist allerdings ratsam, sich vorab zu informieren, ob optionale Empfehlungsschreiben an der Zielhochschule üblich sind.
Wer freiwillig ein Empfehlungsschreiben einreichen möchte, kann sich beispielsweise ein allgemein formuliertes Referenzschreiben für den Studienaufenthalt in dem entsprechenden Land ausstellen lassen. Somit können Bewerber das Gutachten gleichzeitig für mehrere Bewerbungen nutzen.
Tipps zum Empfehlungsschreiben für ein Studium oder Semester in den USA
Ein Empfehlungsschreiben in Deutschland ist meist sachlich gehalten. In den USA sind Superlative im Reference Letter wiederum nichts Ungewöhnliches. In einem Empfehlungsschreiben für ein Auslandsstudium in den USA ist eine etwas blumigere Sprache durchaus angebracht.
Auch können Bewerber, die an einer renommierten Hochschule in Deutschland studieren, den Gutachter darum bitten, das Renommee der Heimathochschule hervorzuheben. In vielen Studiengängen ist es aufgrund des hohen Leistungsniveaus nur schwer möglich, sehr gute Noten zu erzielen. Ein entsprechender Hinweis hilft der US-Hochschule, den Studenten und dessen Leistungen richtig einzuordnen.